Goed kasstroom beheer begint met een duidelijk inzicht in waar het geld je bedrijf binnenkomt en verlaat. Het houdt ook in dat je de lange termijn in de gaten houdt, zodat je niet verrast wordt door eventuele kasstroom problemen. Behalve dat je je bewust moet zijn van eventuele verrassingen, moet je ook een plan hebben om ze in de eerste plaats te vermijden en af te handelen.
1. Het onverwachte
Laten we dit niet mooier maken dan het is. Er zullen onverwachte en onvoorziene kosten zijn die je moet aanpakken. Dat kan van alles zijn: een belangrijk apparaat dat stuk gaat, een natuurramp die je kantoor beschadigt, reageren op negatieve klachten van klanten, je bedrijfsmodel moeten veranderen, of het verlies van een van je topmedewerkers. Dit alles kan zeker bijna onmiddellijk invloed hebben op je cashflow.
Het is onmogelijk om elke mogelijke uitkomst te voorspellen. Het beste wat je kunt doen is zoveel mogelijk preventieve maatregelen nemen. Door bijvoorbeeld een kasstroom prognose te maken voor de komende zes tot 12 maanden kun je een noodfonds opbouwen, zodat je de meeste van deze onverwachte scenario’s aankunt. Andere stappen die je zou kunnen nemen zijn een verzekering afsluiten zoals een aansprakelijkheidsverzekering voor ZZP’er bijvoorbeeld. Waarschijnlijk heb je privé al een aansprakelijkheidsverzekering. Maar die dekt alleen schade die jij – of je gezinsleden of huisdieren – in de privésfeer veroorzaakt. Je bent daarmee niet verzekerd voor schade die je als ondernemer kan veroorzaken. Voor die kosten draai jij zelf op, en die kosten kunnen onverwacht heel groot zijn als je iemand anders schade aanbrengt!
2. Late betalingen
In een perfecte wereld zou een klant zijn of haar factuur op tijd betalen. Helaas is dat geen realiteit. Dat wordt een cashflow probleem als je al op die inkomsten rekent voordat je de betaling hebt ontvangen. In feite wachten kleine bedrijven nu gemiddeld 72 dagen op de betaling van facturen. En, dat kan je bedrijf in gevaar brengen, want dat betekent dat je je rekeningen niet op tijd kunt betalen.
Borstel je bij over de beste praktijken voor facturering. Dit omvat het gebruik van cloud-based factureringssoftware, het vragen van een aanbetaling, het accepteren van meerdere vormen van betaling, het opvolgen van klanten die niet op tijd betaald hebben en het hebben van een plan voor klanten die weigeren de factuur te betalen.
3. Seizoensgebondenheid
Voor sommige bedrijven ligt dit voor de hand. Als je bijvoorbeeld een hovenier bent in het noordoosten, dan kun je er zeker van zijn dat zodra de winter aanbreekt, je niet veel klanten zult hebben die contact met je opnemen. Soms zijn er seizoensgebonden schommelingen die je misschien niet voorziet. Als je bijvoorbeeld het hele jaar door een kwekerij hebt en je grootste verkopers zijn kerstbomen, dan kun je de rest van het jaar in geldproblemen komen.
De hierboven genoemde kasstroom prognose zou je niet alleen op de hoogte kunnen brengen van seizoensschommelingen, het kan je ook helpen voldoende geld opzij te zetten om je rekeningen te betalen als de zaken zijn opgedroogd. Je kunt ook je bedrijf diversifiëren zodat er een consistente kasstroom is. Een hovenier zou in de winter bijvoorbeeld een sneeuwruim dienst kunnen aanbieden.
4. Verborgen kosten
Hoe goed je ook bent voorbereid, er zijn altijd verborgen kosten die je ontgaan. Het kan gaan om personeelsverloop, belastingen, juridische en boekhoudkundige kosten, reparaties en vervangingen, vergunningen en licenties, verzekeringen, krimp, creditcard-/leningrente en nutsvoorzieningen. Sommige daarvan lijken op het eerste gezicht onbeduidend, maar ze kunnen snel oplopen tot ze een deuk in je kasstroom slaan.
Je kunt deze verborgen kosten niet helemaal vermijden. Ik zou echter een mentor of collega-ondernemer zoeken en de verborgen kosten bespreken die zij hebben ervaren. Ik zou ook gaan zitten en een begroting maken, zodat je je bewust bent van alle uitgaven die je elke maand hebt en dan dienovereenkomstig plannen.
5. Belastingen
Het maakt niet uit of je maandelijks, per kwartaal of jaarlijks aangifte doet, het is jouw verantwoordelijkheid om op tijd de juiste hoeveelheid belastingen in te dienen die je verschuldigd bent. Onthoud dat als je je belastingen niet indient of een fout maakt, je te maken kunt krijgen met flinke boetes.
Markeer op een kalender je belastingdeadlines en spreek met een accountant. Die kan ervoor zorgen dat je belastingen in orde zijn en kan je ook helpen aftrekposten te vinden. Zorg er ook voor dat je genoeg geld opzij hebt gezet om je belastingen te betalen. Hoewel het misschien niet het exacte bedrag is, kun je kijken naar de belastingen van vorig jaar om in ieder geval een globaal cijfer te krijgen.
6. Gebrek aan winstgevendheid
Wist je dat slechts 40 procent van de bedrijven winstgevend is? Nog erger? 30 procent draait quitte, terwijl nog eens 30 procent voortdurend geld verliest.
Hoewel een gebrek aan winst een van de belangrijkste redenen is waarom een bedrijf failliet gaat, denken sommige ondernemers dat het feit dat ze momenteel winst maken betekent dat ze geen cashflow problemen hebben. De waarheid is dat winstgevende bedrijven van alle groottes en stadia in cashflow problemen kunnen komen, waardoor ze uiteindelijk voorgoed hun deuren moeten sluiten. Vooral als je hoge bedrijfskosten hebt en de winst voortdurend weer in je bedrijf investeert.
Vergeet niet dat je pas winstgevend bent als er inkomsten op je bankrekening staan en je al je uitgaven hebt betaald.
Wees op zoek naar mogelijkheden om winst te maken, zoals productmarges, consultant worden, nieuwe producten of diensten toevoegen, freebies of kortingen aanbieden en voortdurend nieuwe vaardigheden leren.
7. Ingehouden gelden
Investeerders en banken kunnen geld inhouden als je bedrijf niet aan de verwachtingen heeft kunnen voldoen of als je inkomsten minder zijn dan verwacht.
Wanneer je in eerste instantie een lening aanvraagt, vraag dan om iets meer, zoals ongeveer 25 procent, evenals een kredietlijn. Dit zou je moeten helpen eventuele noodgevallen te dekken zonder meer geld te hoeven vragen.
8. Onvoorziene groei
Hoewel groei zeker een doel is, kan onverwachte groei je overvallen. Vergeet niet dat hoe meer je bedrijf groeit, hoe meer geld je nodig hebt voor personeel, een groter pand en meer producten en diensten. Dat zijn allemaal uitgaven die niet kunnen wachten tot je meer cashflow hebt.
Het vooraf implementeren van een bedrijfssysteem geeft je de kans om de systemen uit te testen die het beste werken voor je bedrijf. Door bijvoorbeeld factureringssoftware te vinden die functies heeft als terugkerende facturering en het versturen van automatische betalingsherinneringen, verwijder je die tijdrovende administratieve taken. Nu je van die taken verlost bent, kun je je richten op taken als het genereren van meer inkomsten om die snelle groei aan te kunnen.
